مفهوم السكرتارية وأنواعها

الفرع الأول: تعريف السكرتارية
تعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Secretary)، هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية.
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت وبأدنى تكلفة.
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها، فإذا توقف القلب وعجز عن أداء مهمته، فإن ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية.
ويمكنُ النظرُ إلى الأمينِ على أنه بمثابةِ المساعدِ الإدارِيِّ الكتابِيِّ للإدارةِ أو الشريكِ الصغيرِ لها في مباشرتِهِ لمهامِّهَا الإداريةِ، إذ أنَّ الأمينَ في مركزٍ خاصٍّ للثقةِ والمسئوليةِ بحكمِ معرفتِهِ للأعمالِ الداخليةِ في المكتبِ بغيرِ موانعَ أو حدودٍ؛ وبالتالي يكونُ في مقدورِهِ أنْ يتناولَ التفاصيلَ الدقيقةَ القليلةَ الشأنِ، أو بالأحرَى ذلك الطوفان من الأعمالِ اليوميةِ بالمكاتبِ اعتمادًا على مقدرتِهِ ومهارتِهِ الذاتيةِ أو بحكمِ نصائحَ وتوجيهاتٍ وإرشاداتٍ منَ الرئيسِ أو المديرِ.
الفرع الثاني: أنواع السكرتارية
يمكن التمييز بين ثلاثة أنواع من السكرتارية وهي كالتالي:
أولاً: السكرتارية الخاصة
السكرتير الخاص: هو أحد أفراد جهاز السكرتارية وهو يتمتع بمواصفات معينة ويتميز بكفاءته وإخلاصه لعمله ويحظى بثقة مديره ويمكن تلخيص مهامه بما يلي:
تحديد المواعيد واستقبال الزوار وفق جدول زمني محدد.
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتسهيل مكالمات مديره مع الغير
تنظيم وقت مديره خارج المنظمة أو الوحدة.
حفظ وصيانة الوثائق الخاصة بمكتب مديره بطريقة تمكنه من الرجوع إليها بسهولة.
الاهتمام بالأعمال الكتابية الخاصة بالمدير.
معاونة المدير في عقد الاجتماعات وإدارته.
فرز وسائل وتقارير العمل الخاصة بالمدير وتنبيهه إلى بعض الفقرات الهامة.
تقديم تقارير حول الموضوعات الخاصة التي يطلبها المدير.

ثانياً: السكرتارية المتخصصة
السكرتير المتخصص: هو ذلك الشخص الذي يختص بمجال عمل محدد كالمجال القانوني، أو الصحفي، ويمكن تلخيص مهامه كالآتي:
دراسة القضايا التي تقدم من المدير والتي تدخل في إطار تخصصه، ومن ثم تقديم تقرير فني موجز عن الدراسة.
ملازمة المدير في الاجتماعات الفنية التي تدخل في إطار تخصصه وتزويد المدير بالمعلومات والبيانات اللازمة.
متابعة المستجدات من الأبحاث والتقارير العلمية المتعلقة بمجال تخصصه بغية تقديمها إلى مديره.
حفظ وصيانة الوثائق المتعلقة بمجال تخصصه بما يمكنه من الرجوع إليها بسهولة ويسر.
ثالثا: السكرتارية القانونية:
هذه السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة وتعتمد هذه الأعمال على حجم المشروع وطبيعة عمله؛ وهل المشروع فردي أم شركة تضامن، ومن الممكن أن تعمل السكرتيرة في الإدارة القانونية في المنشأة الكبيرة، والمحامي العام يشمل نشاطه كل أشكال العمليات القانونية، والمحاكم بمستوياتها المختلفة تقدم خبرات متعددة في أعمال السكرتارية، كمعرفة العبارات القانونية.كما أن نظام العمل مهم جدا لنجاح السكرتيرة القانونية، والتي من مهامها: تنسيق وطباعة المستندات القانونية، وفي مكتب قانوني صغير نجد السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة، وتتحمل مسئولية القيام بالأعمال الروتينية، وعليها تجهيز القضايا التي ستنظر أمام المحكمة حسب تاريخها، وتقديمهما للرئيس في الوقت المناسب.ثالثاً: السكرتارية العامة:-السكرتارية العامة: تتلخص مهام هذا النوع من السكرتارية كالتالي:
معالجة البريد الصادر والوارد ومتابعته.
معالجة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة ومتابعتها.
الإعداد للاجتماعات والندوات والمحاضرات ومتابعتها.
استقبال الزوار وتحديد المواعيد وتأمين بعض الصحف والمجلات والكتب التي يستخدمها الزوار أثناء الانتظار.
حفظ وترتيب وترقيم وتصنيف الوثائق وصيانتها.
تأمين مستلزمات الأعمال المكتبية من قرطاسية وغيرها.
مواصفات السكرتير:
يجب أن تتوافر في السكرتير المواصفات الشخصية والمواصفات العلمي
أولاً: الصفات الشخصية: وهي التي يصعب تغييرها وتتمثل فيما يلي:
حسن المظهر والهندام.
قوة الشخصية والتمتع بثقة الجميع وتقبل النقد البناء.
حسن التصرف في المواقف الحرجة التي قد يتعرض لها دون اللجوء إلى الكذب
قوة الذاكرة وذلك للمساعدة في تذكر الأوامر الشفوية التي يتعرض لها وتذكّر التعليمات وتوجيهات المدير.
الالتزام بمواعيد العمل الرسمية، فيكون أول من يصل إلى المكتب وآخر من يغادر.
المرونة في التفكير وحب التغيير والقدرة على الدفاع عن أفكاره الجديدة بطريقة موضوعية وبدون تعصب.
هدوء الأعصاب والقدرة على ضبط الانفعالات.
ثانياً: الصفات العلمية
ويمكن للكثيرين اكتسابها عبر التعلم والتدريب وهي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير، ومنها:
معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب، حيث يجب أن يلم السكرتير بالأسلوب السليم لأداء العمل بالسرعة والدقة اللازمتين.
معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها المدير.
معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية كإعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها وتنفيذ إجراءات البريد الصادر.
معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب المدير وتنظيم مقابلات الزوار، وتنظيم الاجتماعات الخاصة.
الإلمام بالطرق السليمة لتنظيم حفظ المعلومات.
الإلمام بقدر كافي من اللغات الأجنبية

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

فئات قنديل